Een aanwinst voor uw leerlingenadministratie en lockerbeheer
Schoolpassen: van eenvoudig tot complex
De afgelopen jaren is het gebruik van schoolpassen gestaag groter geworden. De schoolpas past makkelijk in een portemonnee, smartphone hoesje of rugzak en is daarom uitermate geschikt voor gebruik in een leeromgeving. Een pas kan eenvoudig bedrukt worden met een leerlingnaam, pasfoto, klas- of leerlingnummer; in mensleesbare karakters maar ook als barcode. PPC heeft door de jaren heen veel school- en studentenpassen gemaakt, voor zowel middelbare scholen als universiteiten. Er is een grote verscheidenheid in de uitvoering van school- en collegepassen. Een pas met een pasfoto en leerlingnummer voldoet vaak prima als een schoolpas maar soms heeft het de voorkeur de pas voor meerdere functies geschikt te maken. Denk bijvoorbeeld aan een bibliotheekpas, functionaliteit of als toegangs(-pas)middel voor lockerkastjes of het betalen voor kopiëren of consumpties.
Een schoolpas met een NFC chip
Zodra er gebruik gemaakt wordt van autorisaties en betaalmogelijkheden dient de schoolpas uitgerust te worden met een smartCard chip of nog beter een contactloze RFID (Radio-frequency identification) / NFC (Near Field Communication) chip. Het inzetten van deze contactloze RFID/NFC kunt u zo complex maken als u zelf wilt. De complexiteit van de oplossing wordt bepaald door (1) de mate van gewenste beveiliging en (2) de mate waarin u dezelfde schoolpas voor verschillende doeleinden wilt inzetten. Wees bewust van het feit dat voor het gebruik van smartcard en RFID/NFC technologie de schoolomgeving uitgerust dient te worden met geschikte paslees-apparatuur (readers). Mocht u daarvoor advies nodig hebben, dan horen wij graag van u (tel.: 050-368 7777).
Schoolpassen laten voorbedrukken
Of u nou kiest voor een contact of contactloze chippas of een gewone chiploze variant, de schoolpas moet altijd bedrukt worden met een schoollogo of een grafisch ontwerp. Wij adviseren om de passen in offsetdruk te laten voordrukken. Het voordeel van het laten voordrukken is dat de personalisatiekosten lager zijn en u gegarandeerd de beste afdrukkwaliteit krijgt. Het voordrukken houdt in dat het basisontwerp van de schoolpas in een oplage gedrukt wordt met het offsetdruk procedé. Offsetdruk is de industriële standaard voor het drukken van pvc pasjes en geeft naast de beste drukresultaten ook het voordeel dat de te bedrukken pas beter beschermd wordt met een extra laminaatlaag. Deze transparante laminaatlaag zorgt voor een optimale bescherming tegen krassen en slijtage. Hierdoor zal de schoolpas langer meegaan dan passen die met een ander druktechniek gemaakt zijn.
Een geschikte printer kiezen voor het printen van schoolpassen
Het printen van de leerling- of studentengegevens op een schoolpas kunt u doen met een kaartprinter. Een kaartprinter is een printer die speciaal gemaakt is voor het printen op pasjes van PVC, PET en PETG materiaal. Maar wat is nu een geschikte kaartprinter om uw schoolpassen mee te gaan printen? Dit hangt geheel af van hoe en hoeveel schoolpassen u wilt gaan printen. Komt er bijvoorbeeld een kleuren pasfoto op de pas of alleen een tekst of een barcode in zwart? Dit zijn allemaal factoren die de keuze van welke pasprinter het best bij uw situatie past beïnvloeden. Voor het coderen van een magneetstrip of contact(loze) chip dient uw kaartprinter ook uitgerust te zijn met een codeermodule. Om de keuze voor u wat makkelijker te maken, hebben wij een pagina gemaakt die u aan de hand van een vragenlijst een richting geeft welke printers geschikt zijn voor uw situatie.
Pasfoto’s op schoolpassen
De meeste schoolpassen worden afgedrukt met een pasfoto. Met name de schoolpassen die elk jaar vervangen worden. De leerlingen hoeven dan niet 4 jaar lang dezelfde pasfoto op hun schoolpas te hebben. Vooral op middelbare scholen zijn de uiterlijke veranderingen van leerlingen met de leeftijd tussen zo’n 12 en 16 jaar behoorlijk groot en daarom worden de schoolpassen elk jaar opnieuw gemaakt. Het is belangrijk dat de kwaliteit van de pasfoto goed is om ook een goede afdruk van de schoolpas te kunnen maken. De meeste scholen zijn in het bezit van een goede pasfoto documentatie die gekoppeld is aan de leerlinggegevens. In veel gevallen worden de pasfoto’s van de leerlingen op het basisonderwijs verzorgd door een externe schoolfotograaf. Over het algemeen staat aan het begin van het nieuwe schooljaar een bezoek van de schoolfotograaf op het programma. Een goede professionele schoolfotograaf heeft veel ervaring met het organiseren en het maken van pasfoto’s. Het hele proces van de pasfoto’s is een strak georganiseerd programma onderdeel. Door de vakkennis die een goede schoolfotograaf bezit over belichting, compositie, beeldkwaliteit en afdruktechnieken is een school die gebruik maakt van een externe schoolfotograaf verzekerd van kwalitatief goede leerlingfoto’s. Het kan ook dat een school zelf met een goed plan de pasfoto’s van de leerlingen schiet. Dit vereist wat organisatie en een portie basiskennis van fotografie. De benodigdheden zijn een goede ruimte voor het opstellen van een achtergrond en een goede belichtingssituatie. Veel daglicht of een paar goede studiolampen, een stevig statief met een semi professionele digitale camera en een egale achtergrond zijn een paar elementen die u nodig heeft om tot een goed resultaat te komen. De bestandsindeling waarin de pasfoto’s aangeleverd moeten worden zijn: .jpg, .png, .bmp of .tiff. Dit zijn de meest gebruikte bitmap- bestandsindelingen voor foto’s en plaatjes die in het vakgebied van fotografie gebruikt worden. Naast een correcte bestandsindeling is het ook belangrijk een acceptabele grootte of wel bestandsformaat in kilobytes te gebruiken. Bij een te klein bestandformaat zijn de pasfoto’s wazig of is de afbeelding blokkerig. Een blokkerige pasfoto kan ontstaan doordat de afbeelding uit te weinig beeldpixels is opgebouwd óf met een te grote compressie bewaard is. De ondergrens die PPC gebruikt voor een acceptabele pasfoto bestandsgrootte ligt tussen de 40 á 60 K (kilobyte). Mocht u twijfelen of vragen hebben over het aanleveren van pasfoto’s, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij geven u graag de juiste informatie. De bovengrens van de bestandsgrootte ligt ongeveer bij de 800 kilobyte. Een bovengrens van de bestandsgrootte is nodig om ons verwerkingssysteem en de daarbij behorende software niet vol te laten lopen met te grote bestanden. Het aanleveren van te grote hoeveelheden en te grote pasfoto’s kan de kans op storingen binnen het productieproces tot gevolg hebben. Nog een laatste tip: neem de pasfoto’s in een beeldverhouding 3:4, dat wil zeggen 3 breed bij 4 hoog. Zoals gezegd heeft u voor het maken van de pasfoto’s twee mogelijkheden: dit zelf ter hand nemen of het uitbesteden aan een schoolfotograaf. Eenzelfde keuzemogelijkheid geldt voor het produceren en versturen van de schoolpassen: dit kunt u zelf verzorgen of uitbesteden aan PPC.
Een schoolpas lay-out geschikt maken voor het afdrukken van pasfoto’s
Voor het afdrukken van een pasfoto’s op een schoolpas heeft u een lay-out nodig die pasfoto vriendelijk is. Dat wil zeggen dat bij het grafisch vormgeven van de schoolpas rekening wordt gehouden met het afdrukken van een pasfoto. Een pasfoto heeft voor een goede afdruk een egale witte achtgrond nodig. De afdruk van een kaartprinter bestaat uit half transparante kleuren. Een niet egaal witte achtergrond zal door de afdruk van een pasfoto heen schijnen en de beeldkwaliteit verstoren. Daarom is het gewenst om bij het ontwerpen van de schoolpas een egaal wit gebied voor de pasfoto te reserveren. Dit gebied, ook wel pasfotokader genoemd, dient minimaal zo groot te zijn als de grootte waarin de pasfoto afgedrukt wordt. Het kader kan scherp zijn maar u kunt er ook voor kiezen om het kader van zachte randjes te voorzien (een zogeheten gradiënt overgang). Tijdens het printen van de schoolpassen kunnen de passen ietwat verschuiven. Door aan het pasfotokader zachte randjes te geven, heeft de verschuiving van de pasfoto geen storend effect. Daarnaast kunt u in het design ook ervoor kiezen deze vrij minimalistische lay-out te houden met bijvoorbeeld alleen een logo of de achtergrondkleur laten uitvagen naar wit. Mocht u ideeën voor een goede lay-out nodig hebben, onze grafisch vormgever helpt u graag bij het maken van een optimaal schoolpasontwerp. Hij heeft een grote MAC computer op zijn bureau waarmee een nieuw lay-out kan worden opgesteld of een bestaand lay-out kan worden bijgewerkt.
De schoolpas met Direct Mail versturen
In het algemeen worden de schoolpassen uitgedeeld op school. Bij scholengemeenschappen en universiteiten zien wij dat de passen per Direct Mail via de post worden verstuurd om te voorkomen dat het een logistiek rommeltje wordt . Bij Direct Mail wordt de pas op een begeleidende brief geplakt en vervolgens naar de geadresseerde leerling verstuurd. Het versturen met Direct Mail heeft als voordeel dat uw school een representatief visitekaartje afgeeft. Aan het begin van het nieuwe schooljaar zijn er altijd veel aanmeldingen van nieuwe leerlingen en daarom is het een voor de hand liggende keuze om deze grote bulkpartijen van nieuwe schoolpassen door PPC te laten maken. Met onze ervaring en ons geautomatiseerd verwerkingssysteem kunnen wij uw schoolpassen op een snelle en nauwkeurige manier verwerken tot een geslaagd Direct Mail project. Een Direct Mail van de schoolpas op een brief geeft ook de mogelijkheid om extra informatie mee te geven. Het is vrij eenvoudig om bijvoorbeeld een extra briefblad of een informatiefolder of een flyer in de envelop toe te voegen. Voor het maken van een Direct Mail is het verstandig om tijdig contact met ons op te nemen (tel.: 050-368 7777) over wat de mogelijkheden zijn. Er is veel mogelijk maar een goede planning is de basis voor een succesvolle Direct Mail verzending.
