Ideaal voor uw studentenadministratie en -registratie
Studentenpassen op uw HBO opleiding of universiteit
Voor onderwijsinstellingen is het belangrijk om een goede studentenadministratie te onderhouden. Een goede studentenadministratie geeft een duidelijk overzicht van alle ingeschreven studenten. Aan ingeschreven studenten kunnen autorisaties gegeven worden zoals toegang tot colleges, tentamens, campusgebouwen en het gebruik van andere onderwijsfaciliteiten. Een studentenpas is een zeer geschikt hulpmiddel om een studenten- of scholierenadministratie tot dienst te zijn. Met het laten zien of het laten uitlezen van een studentenpas kan een ingeschreven student zich identificeren en vervolgens toegang krijgen tot faciliteiten. Daarnaast kan een studentenpas ook met een stukje digitale techniek zo ingericht worden dat hij gebruikt kan worden als een soort van school- of collegebetaalkaart. Wat wij duidelijk willen maken is dat een studentenpas of een collegekaart een zeer bruikbare multifunctionele tool voor uw onderwijsinstelling kan zijn. Met de huidige snelle technische ontwikkelingen van contactloos betalen is een collegekaart uitgerust met een Rfid / NFC chip, goed te gebruiken voor het betalen van een kopje koffie uit een automaat of de printjes voor een werkstuk. Het is ook belangrijk om bij het inzetten van deze betaalpasvorm rekening te houden met genoeg mogelijkheden om de studentenpas op te kunnen laden en op te waarderen met krediet. Het opwaarderen kan met oplaadpunten of met een online tool die gekoppeld is met de studentenadministratie database.
Een collegekaart gekoppeld aan uw studentenadministratie
Een studentenpas is ook zeer bruikbaar voor registratiedoeleinden. Dit omdat de studentenpas persoonsgebonden is; een studentenpas of collegekaart is bedrukt met een studenten- of inschrijfnummer. Daarnaast wordt er ook vaak een pasfoto op de kaart geprint. Met een duidelijke pasfoto is de pas eenvoudig te gebruiken als identificatiemiddel zonder dat een studenten- of inschrijfnummer gecontroleerd hoeft te worden. Er zijn zelfs onderwijsinstellingen waar de collegekaart getoond moet worden om deel te kunnen nemen aan tentamens en studieweken of het uitlenen van boeken vanuit de universiteitsbibliotheek. Als de studentenpas op uw onderwijsinstelling veel gebruikt wordt en een belangrijke (multi)functie inneemt is het van belang om rekening te houden met het verlies van collegekaarten. Wij raden aan om te allen tijde genoeg reserve studentenpassen op voorraad te hebben en uw administratie zo in te richten dat het eenvoudig is een verloren collegekaart te kunnen deactiveren en te vervangen. Op de meeste universiteiten kunnen verloren studentenpassen aangegeven en opnieuw aangevraagd worden bij de studenten servicedesk. Ten slotte is de titel studentenpas of collegekaart eigenlijk wat onvolledig want bij veel onderwijsinstellingen worden de passen ook gebruikt door medewerkers, docenten, gastdocenten en derden (aannemers, schoonmakers en beveiligers). Een collegekaart uitgerust met een contactloze Rfid / NFC chip kan voor medewerkers geprogrammeerd worden met andere autorisaties die uitgebreider zijn dan die van bijvoorbeeld een pas speciaal voor studenten.
Van een complexe collegekaart tot een eenvoudige studentenkaart
De chip is uitermate geschikt om de multifunctionele karakter van de collegepas in te vullen in de Mifare Desfire van NXP. Het geheugen van de Mifare Desfire wordt opgesplitst in verschillende applicaties waarbij de verschillende applicaties worden voorzien van de gegevens van de pashouder zoals kaartnummer, naam, toegangsgegevens en afdeling. De sleutel die toegang geeft tot het uitlezen van een applicatie kan aan de bijbehorende leverancier(s) worden verstrekt. Zo krijgt iedere leverancier (toegang tot gebouwen, betalen in kantine, openen van locker, follow me-printing, koffie automaat, slagboom parkeerplaats, uitlenen van boeken) alleen toegang tot de informatie die nodig is voor de bijbehorende registratie en autorisatie. Dat maakt de Mifare Desfire collegekaart met recht een multifunctionele kaart. De invulling van zo’n multifunctionele kaart vereist echter een complexe chip (de Mifare Desfire) en een fors project om alle bovengenoemde functionaliteiten en bijbehorende informatieleveranciers samen in hetzelfde concept van één collegekaart samen te brengen en te houden. De collegekaart hoeft echter niet complex te zijn; het kan ook eenvoudiger en overzichtelijker. Een college- of studentenkaart is er namelijk in diverse soorten en smaken. De uitvoering van de pas wordt bepaald door uw wensen en de mogelijkheden die ter beschikking staan. Zo kan een studentenpas een in offset gedrukt PVC pasje zijn waarop de fulfilment (de print) bestaat uit het studentennummer en het nieuwe collegejaar. Ieder nieuw collegejaar dient deze pas dan vervangen te worden door een nieuwe pas met het nieuwe collegejaar erop. Daartegenover kan een collegekaart ook zo gemaakt worden dat hij de gehele studietijd meegaat en vervanging, mits de pas niet verloren wordt, niet nodig is. Mocht u plannen hebben om studentenpassen te gaan gebruiken of te gaan vernieuwen, dan is het belangrijk om in alle details het gebruik van de passen doordacht te hebben. Dit kan u een teleurstelling en veel kosten besparen. PPC biedt u aan om hierin met u mee te denken en onze ervaring met schoolpassen en studentenpassen vrijblijvend beschikbaar te stellen. Bijvoorbeeld om uit te kiezen welke Near Field Communication interface in combinatie met uw studentenadministratie de beste optie is. Voor de keuze van de NFC chip kunt u kiezen uit bijvoorbeeld de zeer populaire Mifare Classic chip, een Multifunctionele Mifare Desfire chip of eventueel een kostenbesparende Mifare Ultralight C chip. U ziet, er zijn zeer veel keuzes. Laat u daarom goed voorlichten en bespreek binnen uw organisatie met de medewerkers welke punten zoals beveiliging, functionaliteit of flexibiliteit belangrijk worden gevonden.
De personalisatie van een studentenpas
De personalisatie van de studentenpas bestaat in de meeste gevallen uit de voor- en achternaam van een student, het student- of collegekaart nummer en meestal ook een pasfoto. Voor een nette uitstraling is het belangrijk om pasfoto’s te gebruiken die van een goede kwaliteit zijn. De juiste aanleverspecificaties met een uitgebreide beschrijving voor pasfoto’s met een goede kwaliteit staan hier bij de schoolpassen beschreven. De pasfoto’s worden doorgaans in kleur geprint maar het is evengoed mogelijk om een pasfoto in grijswaarden (ook wel zwart/wit genoemd) te printen. Doordat het printen in grijswaarden de passenprinter een speciaal soort printlint gebruikt vallen de printkosten lager uit. Let wel op of het te gebruiken kaartprinter model met een KDO lintje overweg kan. Niet elk model en merk kaartprinter beschikt over een KDO grijswaarden printlint. Een unieke barcode of QR-code kan ook als personalisatie op een studentenkaart worden aangebracht. Soms komt het voor dat een studentenpas gebruikt wordt op een Universiteitsbibliotheek of een lokale bibliotheek om studieboeken te kunnen lenen. Voor het gebruik binnen een bibliotheek is vaak een barcode vereist. Bij een bibliotheek die aangesloten is bij de Vereniging Openbare Bibliotheken is dat een Codabar barcode nodig die bestaat uit het ISIL nummer samen met een gebruikersnummer. Zoals hierboven is aangegeven wordt de personalisatie met een kaartprinter aangebracht. U kunt als onderwijsinstelling ervoor kiezen zelf de personalisatie met uw eigen kaartprinters te printen. Een tweede optie is om de personalisatie service, ook wel fulfilment genoemd, uit te besteden aan een derde zoals PPC. Het verwerken van de studentengegevens en het eventueel versturen van de collegekaarten met een begeleidende brief is een nauwkeurig en tijdrovende klus. Vooral bij het verwerken van mutaties en grote bulkverwerkingen is het lastig om goed overzicht over alle informatiestromen te houden. Om een personalisatieproces snel en foutloos uit te voeren loont het zich om deze werkzaamheden uit te besteden aan een betrouwbare partner die gebruik maakt van geautomatiseerde werkprocessen. Wij van PPC bieden ons natuurlijk graag voor deze klussen aan. Het is onze specialiteit! Met onze jarenlange ervaring in het produceren en versturen van studentenpassen, collegekaarten en schoolpassen kunt u er zeker van zijn dat uw studentenpassen bij ons in goede handen zijn. Hieronder staat beschreven hoe wij in combinatie met een Interface Agreement zowel de visuele personalisatie zoals het printen van een naam en pasfoto’s maar ook de digitale personalisatie zoals het coderen en beveiligen van de chip veilig en nauwkeurig uitvoeren.
Correcte personalisatie aan de hand van een Interface Agreement
Om mailpacks met een brief, een kaart en eventuele bijlagen te kunnen produceren moet PPC over de personaliseringsgegevens beschikken. Deze gegevens worden meestal door de klant verstrekt. De Interface Agreement is een document dat beschrijft hoe PPC omgaat met de door de klant aangeleverde gegevens. In de Interface Agreement komen de volgende onderwerpen aan de orde:
- de wijze waarop de klant de inputbestanden aanlevert (bijvoorbeeld SFTP filetransfer)
- het formaat van de inputbestanden die de klant aanlevert (bijvoorbeeld CSV format)
- bewerkingen die PPC uitvoert om de informatie van aangeboden data te vertalen naar briefteksten, paskeuze, mailpacksamenstellingen, adressering, magneetstripvulling, chipcodering enzovoort
- eventuele controles die worden uitgevoerd op de aangeboden data
- eventuele retourbestanden die PPC genereert en terugstuurt
Bij PPC worden de voor productie geleverde gegevensbestanden automatisch verwerkt. De Interface Agreement is feitelijk de bouwtekening voor onze dienstverlening. Op deze manier dient de interfaceovereenkomst als leidend document dat beschrijft wat de klant kan en mag verwachten. En als na verloop van tijd een wijziging of uitbreiding moet worden doorgevoerd dan is dat geen probleem: PPC maakt een nieuwe versie. Na goedkeuring door de klant zal PPC de wijzigingen doorvoeren waarmee documentatie en realiteit altijd synchroon blijven lopen. Onze vaste klanten zijn vertrouwd met deze werkwijze; bij veel klanten zijn wij versie 10 al voorbij.
